Selon une étude de LinkedIn, 4 % des salariés abandonnent leur emploi après « une première journée catastrophique », alors que 22 % démissionnent dans les 45 premiers jours. Comment renverser cette tendance avec un bon programme d’intégration pour nouvel employé ?
« L’important, c’est d’avoir un plan, d’y avoir réfléchi et d’être prêt avant de se mettre à embaucher », dit Joëlle Vincent, CRHA, associée chez VIACONSEIL, qui donne l’exemple à ne pas suivre d’entreprises qui peinent à mettre en ordre l’espace de travail de la nouvelle personne qui entre en poste.
On n’a qu’une chance de faire une première impression
« L’objectif, quand on intègre un nouvel employé, c’est qu’il ait le plus rapidement possible une compréhension de l’organisation pour laquelle il travaille », explique Isabelle Bédard, CRHA, coach de gestion.
Le nouvel employé doit ainsi rencontrer un certain nombre de personnes clés très tôt dans le processus d’intégration.
« Normalement, dit Isabelle Bédard, c’est le supérieur immédiat qui devrait accueillir le nouvel employé dans son département. Il devrait d’ailleurs le présenter à toute l’équipe, pour que l’employé n’ait pas à se présenter lui-même. »
Du côté de la direction, Isabelle Bédard suggère d’organiser une rencontre avec le supérieur hiérarchique : « Cette rencontre a pour but de souhaiter la bienvenue à l’employé au sein de l’organisation ; on commence ainsi à créer un sentiment d’appartenance. »
Sur le plancher, il y a trois personnes clés qui peuvent soutenir l’intégration du nouvel employé : un collègue senior, pour accélérer la transmission de connaissances ; un collègue junior, pour échanger sur les défis rencontrés ; puis un collègue d’un département connexe, pour donner une autre dimension de l’entreprise.
L’importance de la rétroaction du nouvel employé
Une fois l’employé dans ses fonctions, il est important de garder les lignes de communication ouvertes avec le nouvel employé.
« Il ne faut pas attendre l’évaluation annuelle avant de demander à l’employé si tout se passe bien ! s’exclame Isabelle Bédard. On peut prévoir une rencontre dès la fin de la première semaine, pour savoir si l’employé est satisfait de son intégration, s’il a des questions ou s’il rencontre des difficultés. »
Comment mettre sur pied un programme d’intégration pour nouvel employé « itératif »
« Parfois, les organisations rechignent à faire un programme d’intégration pour nouvel employé parce qu’elles trouvent que c’est trop long, trop compliqué et qu’elles ne trouvent pas le temps de le faire », constate Joëlle Vincent.
La conseillère invite ces organisations à voir leur programme d’intégration pour nouvel employé comme un « work in process » et à le faire par « itération » :
« L’idée, c’est d’amorcer un embryon de processus, peu importe l’outil de communication qu’on utilise, que ce soit une plate-forme Web collaborative ou un simple document Word. L’important, c’est de commencer. »
Chaque nouvel employé a la mission d’améliorer le programme d’intégration par ses notes et ses commentaires.
« Ce n’est pas les gens qui sont dans l’organisation depuis longtemps qui sont les mieux placés pour dire si l’intégration est pertinente, rappelle la conseillère. Ils ne se rappellent plus nécessairement dans quel ordre il est préférable de recevoir l’information. »
Ainsi, au début de chaque intégration, Joëlle Vincent demande au nouvel employé de ramener le programme d’intégration « barbouillé de notes et de commentaires ». Elle veut savoir s’il y a des informations manquantes, mais aussi si l’information est présentée dans le bon ordre. « De cette façon, conclut-elle, le travail se fait tout seul ! »