Adjointe administrative ou adjoint administratif au recrutement

9 juin 2021
Catégories RH, Formation, Administratif, Clérical, Recrutement, Dotation, Administratif, Clérical, RH, Formation
Montreal, QC

Qui sommes-nous ?

L'École de technologie supérieure est un établissement de l'Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l'ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

  • Assurances collectives.

  • Jusqu'à 21 jours de vacances par an.

  • Horaire de 4 jours l'été.

  • Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place.

  • Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel).

  • Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif.

  • Accès aux différentes ententes corporatives de l'École.

  • CPE sur place, et bien d'autres avantages.

Votre rôle

Sous la direction de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, la personne titulaire du poste effectue des tâches variées et complexes relatives aux activités de la gestion des ressources humaines, tels que :  de dotation, de gestion du temps, des avantages sociaux, de perfectionnement et de secrétariat; assiste les professionnels et les agents dans la planification et l'organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent.

  • Soutient l'équipe du service des ressources humaines dans la coordination des activités de recrutement : planification des besoins, affichages de poste (intranet, sites externes, etc.), convocations des candidats en entrevue, préparation des dossiers d'entrevue et coordination.

  • Rédige et effectue la mise en page de la correspondance relative à son travail, révise divers documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes, etc.

  • Codifie et classe, à partir des procédures et dispositions de la convention collective et des protocoles en vigueur, divers documents associés aux différents secteurs d'activités du Service des ressources humaines, effectue la saisie de données, met à jour la base de données aux fins de statistiques, ferme les dossiers de recrutement et en fait le classement.

  • Effectue diverses tâches de support de secrétariat et d'organisation logistique associées aux différents secteurs d'activités du Service, tels que convocation à des entrevues ou des tests, accueil des personnes candidates, surveillance de tests, participation à leur correction, préparation des dossiers d'entrevue, journées d'accueil du nouveau personnel, l'organisation logistique des activités de perfectionnement, etc.

  • Communique avec différentes intervenantes, différents intervenants tels que gestionnaire, candidats et personnes salariées afin d'obtenir ou de transmettre des documents et renseignements relatifs à différents aspects de son travail; accueille la clientèle, reçoit des documents, leur fournit des renseignements généraux concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur ou des explications ou les réfère à la personne responsable.

  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages; convoque les participantes et les participants à des réunions ou à des rencontres, etc.

  • Prépare le dossier d'accueil des nouvelles personnes salariées, procède à l'ouverture et à la mise à jour des dossiers du personnel et prend les dispositions s'y rattachant concernant leur tenue.

  • Apporte un soutien administratif dans divers dossiers du service des ressources humaines.

  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi ?

  • Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.

  • Deux (2) années d'expérience pertinente.

  • Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.

  • Excellente maîtrise de la suite MS Office.

  • Excellente maîtrise de la langue française.

  • Grandes aptitudes en relations interpersonnelles et en service à la clientèle.

  • Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.

  • Tact, discernement et discrétion.

Statut de l'emploi: Remplacement - 12 mois

Classe / Salaire: Adjoint(e) administrative/ 45 378 $ à 57 843 $

Service: Service des ressources humaines

Durée et Horaire: 35 h / semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat: Dès que possible

Date limite pour postuler: 14 juin 2021, à 17 h

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