Adjointe ou adjoint administratif(ve) au recrutement

3 décembre 2019
Catégories RH, Formation, Administratif, Clérical, Généraliste, Recrutement, Dotation, Adjoint(e) administratif(ve), Support RH, Administratif, Clérical, RH, Formation
Montreal, QC

Catégorie d'emploi: Personnel Administratif Bureau

Statut de l'emploi: Remplacement - 3 mois et demi avec possibilité de prolongation

Numéro d'affichage: 19-20/150

Classe / Salaire: Adjointe administrative/ 43 616 $ à 55 597 $

Service: Service des ressources humaines

Durée et Horaire: 35 heures semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat: Dès que possible

Date limite pour postuler: 3 janvier 2020, 17 h

Lien pour postuler : https://trr.tbe.taleo.net/trr01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=ETS&cws=37&rid=932

Qui sommes-nous?

L'École de technologie supérieure est un établissement de l'Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l'ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages : 

  • Assurances collectives;
  • Jusqu'à 21 jours de vacances par an;
  • Horaire de 4 jours l'été;
  • Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place;
  • Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel);
  • Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif;
  • Accès aux différentes ententes corporatives de l'École;
  • CPE sur place, et bien d'autres avantages.

Votre rôle

Sous la direction du supérieur immédiat, effectue des tâches variées et complexes relatives aux activités de dotation; assiste les professionnels et les techniciens dans la planification et l'organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent.

  • Soutien l'équipe de dotation dans la coordination des activités de recrutement : planification des besoins, affichages de poste (intranet, sites externes, etc.), convocations des candidats en entrevue, préparation des dossiers d'entrevue ;
  • Effectue la mise en page des tests de sélection et organise la logistique relative à la passation des tests pré-entrevue (convocation, salle, instruction, etc.) ;
  • Assure les suivis relatifs à la fermeture d'un processus de recrutement: prépare et envoie les lettres de refus, les lettres d'offre d'emploi, les avis au syndicat, met à jour la base de données aux fins de statistiques, ferme les dossiers de recrutement ;
  • Assure le support aux demandes d'immigration pour les futurs travailleurs étrangers ;
  • Assure le support pour la banque de candidature du groupe bureau : effectue les entrevues téléphoniques, envoie les tests de bureautiques et fait les suivis qui en découlent ;
  • Prépare, révise et relit des lettres, des factures, des présentations, et autres documents ;
  • Soutien l'équipe de dotation pour la gestion des indicateurs de gestion ;
  • Effectue les confirmations d'emploi ;
  • Assure le suivi administratif dans un contexte de fin d'emploi (lettres, mise à jour du dossier, liste de disponibilité, etc.) ;
  • Soutien l'équipe de dotation pour ce qui a trait à l'accueil des employés au Service des ressources humaines; 
  • Effectue le suivi des mouvements de personnel auprès du service des communications pour la parution du Flash ÉTS ;
  • Apporte un soutien administratif dans divers dossiers tels que : les demandes de réévaluation de fonction, les correspondances relatives à l'attribution de prime, le suivi des contrats temporaires, le programme d'accès à l'égalité en emploi, etc. ;
  • Apporte un support occasionnel au dossier du perfectionnement des employés, ainsi qu'à l'adjointe de direction en ce qui a trait aux relations de travail et au suivi du budget.

Profil recherché

  • Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente ;
  • Minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente dans un poste similaire ;
  • Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Access) ;
  • Excellente maîtrise de la langue française ;
  • Tact, discernement et discrétion ;
  • Excellentes compétences organisationnelles, de gestion des priorités et de planification ;
  • Capacité à travailler sous pression et de façon autonome ;
  • Esprit d'initiative ;
  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Aisance à travailler avec un système de gestion de l'information ;
  • Connaissance d'un système de gestion de candidatures (un atout).
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