Coordonnateur administratif / Coordonnatrice administrative, Gestion du talent

QUI NOUS SOMMES | L’ENTREPRISE

Fednav, dont le siège social se trouve à Montréal est le plus important groupe propriétaire/affréteur de navires hauturiers au Canada, transportant surtout des marchandises en vrac dans le monde entier. Nos quelques 75 années d’expérience et d’expertise font de nous une organisation motivée, innovatrice et respectée, axée sur ses employés et sur sa clientèle.

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pour combler le rôle de Coordonnateur administratif / Coordonnatrice administrative, Gestion du talent, un poste hybride avec présence au bureau de Montréal 2 jours par semaine.

La personne sera chargée de soutenir l'équipe dans un large éventail d'activités de gestion du talent (GT), en mettant l'accent sur le recrutement et l'intégration. La personne contribuera au succès de l’ensemble des initiatives, des programmes et des divers projets de gestion du talent en fournissant un service à la clientèle de haut niveau et par le biais d'un soutien administratif et de coordination. En outre, dans ce rôle, vous interagirez avec des prospects potentiels, des candidats, des employés, des gestionnaires, des collègues de GT et d'autres collaborateurs externes dans le monde entier. 

L’APPORT | LE RÔLE

Acquisition de talent et intégration 

•  Assister la responsable du recrutement tout au long du process :

  • Préparer, mettre en page et traduire les offres d'emploi.

  • Créer des profils d'emploi et des ouvertures de postes dans le module HCM de Workday.

  • Coordonner l'affichage sur différents sites d'emploi et plateformes de recherche d'emploi.

  • Collaborer à l'organisation d'événements de visibilité ou de recrutement, entre autres sur les campus universitaires.

  • Participer aux communications avec les candidats, à la planification des entretiens, à l'envoi des évaluations en ligne et des liens de vérification des antécédents.

• Coordonner l’intégration des nouveaux employés :

  • S'assurer que les tâches d'intégration sont initiées dans le module HCM de Workday et suivre leur achèvement.

  • Assurer le suivi avec les services informatiques, les services corporatifs et les autres services qui aident les responsables du recrutement à configurer le poste de travail, l'ordinateur portable, le téléphone et les accès au système des nouveaux employés, selon les besoins.

  • Aider le / la gestionnaire à préparer le plan d'intégration de la nouvelle recrue, les messages de bienvenue et les réunions d'intégration.

  • Envoyer aux nouveaux employés les liens vers les formations obligatoires et assurer le suivi jusqu'à leur achèvement.

 Gestion du talent et soutien administratif 

• • Créer les dossiers des nouveaux employés et maintenir les dossiers RH virtuels en assurant la stricte confidentialité des informations relatives aux employés.
  • Coordonner l’approbation et la demande de paiement des factures relatives à l’équipe de Gestion du talent.
  • Aider aux mouvements et aux cessations d'emploi des employés dans le module HCM de Workday et assurer le suivi des tâches liées aux départs et au questionnaire de départ.
  • Préparer des gabarits, des présentations, des messages et annonces, diverses lettres et aider au publipostage occasionnel.
  • Préparer le rapport des besoins de formation et développement des compétences.
  • Participer aux initiatives du Employeur de choix et à d'autres programmes d’initiatives d'image de marque.
  • Coordonner divers événements pour les employés, tels que les célébrations d'anniversaires, la reconnaissance des années de service, le dîner annuel des retraités, l'envoi de fleurs/dons pour les événements de vie, etc.
  • Mettre à jour et maintenir le contenu de la section GT de l’intranet de l'entreprise.
  • Participer aux mises à jour et modifications régulières du Guide de l'employé.
  • Participer à divers projets, à la mise en forme des processus et à leur amélioration, selon les besoins.

L’APPORT | LA PERSONNE 

Titres et compétences de la personne idéale : 

• Un diplôme d'études post-secondaires en administration, en ressources humaines ou toute autre combinaison d'expérience et de formation jugée équivalente.

• Un minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire au sein d'une équipe RH ou dans un environnement de bureau.

• Excellente connaissance de MS Office (PowerPoint, Word, Excel, Adobe, Outlook) avec de solides compétences en matière de création et de mise en forme de documents.

• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.

• Expérience à gérer l'ambiguïté, les priorités simultanées, et parfois conflictuelles, à bien identifier les obstacles et les urgences.

• Forte capacité à établir et maintenir des rapports positifs et de confiance tout en préservant la confidentialité.

• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

• Haut niveau de précision et d'attention aux détails.

• Capacité à s'épanouir dans un environnement dynamique avec parfois un encadrement minimal.

• Curiosité pour développer continuellement ses compétences et ses connaissances.

• Bilinguisme requis (français et anglais), interaction avec des collaborateurs internationaux.

Vous voulez faire partie d’une équipe de professionnels dynamiques, motivés et créatifs?  Veuillez postuler directement sur notre page Carrières avant le 29 mars. 

Seules les candidatures des personnes qui sont légalement autorisées à travailler au Canada seront considérées. 

Nos valeurs se définissent par l’honnêteté, l’intégrité et le respect de la communauté et de l’environnement. www.fednav.com