RePRÉSeNTANT(e) & Entrée de Données, Centre de Service Aux Employés - RH / Representative & Data Entry, Employee Service Centre - HR

Description

Titre du poste: Représentant(e) & Entrée de donnée, Centre de service aux employés - RH

Lieu: Montréal (hybride)

Se rapporte à: Superviseure, Centre de service aux employés (CSE)

Le Centre de service aux employés Domtar (DESC) est le "guichet unique" pour les services RH, y compris les questions relatives à la pension, aux avantages sociaux et à la paie, le traitement des données des employés et l'administration de l'information relatives au personnel (80 % aux États-Unis - 20 % au Canada).

Le Représentant(e) & Entrée de donnée, CSE, fait partie de l'équipe de soutien de première ligne pour tous les employés de la Division des pâtes et papiers de Domtar au Canada et aux États-Unis. Membre de l'équipe des Services partagés des ressources humaines (SSRH), cette personne sera chargée de répondre à un large éventail de questions générales sur les ressources humaines, à divers niveaux de complexité, par téléphone et par courriel. De plus, le titulaire coordonne et exécute les transactions des RH en temps opportun et de manière efficace, conformément aux procédures et aux normes de qualité de Domtar.

Principales responsabilités:

Volet support et service à la clientèle

• Répondre aux questions des clients (les employés actuels et anciens, les retraités ainsi que les équipes RH sur le terrain) en s'appuyant sur les procédures, les politiques, la base de connaissance et les autres documents de référence;
• Gérer la résolution de dossiers pour les questions générales portant sur les ressources humaines et, au besoin, en faire le signalement aux spécialistes RH;
• Encadrer les employés dans l'utilisation des outils de niveau 0 (Libre-Service aux Employés), y compris, mais sans s'y limiter, les applications de fournisseurs tiers, le cas échéant.;
• Assister les clients sur des questions/sujets sensibles et confidentiels (p. ex., les avantages sociaux, le salaire);
• Identifier les cas/problèmes nécessitant une documentation supplémentaire;
• Déterminer de façon proactive les processus du centre des services RH qui nécessitant des efforts d'amélioration continue.

Volet administratif et transactionnel

• Effectuer de la saisie de données pour diverses demandes (ex. : nouvelles embauches, transferts d'employés, etc.) reçues par le biais de divers canaux de communication; comprenant la validation de l'exactitude des informations reçus et la recherche d'information complémentaires, le cas échéant;
• Effectuer le traitement des transactions à l'appui des fonctions liées aux Ressources Humaines, à la paie, aux avantages sociaux et à pension, y compris le courrier, le classement, la correspondance, le tri et l'acheminement du courrier entrant;
• Transférer les requêtes, si nécessaire, aux équipes spécialistes RH, à la paie, à la gestion des absences, aux fournisseurs d'avantages sociaux et de pensions et assurer le suivi;
• Maintenir la structure organisationnelle dans SAP en traitant des transferts et autres mouvements de personnel;
• Effectuer la validation des changements de données RH et des mises à jour de la structure organisationnelle.
• Produire des rapports lorsque nécessaire;
• Participer à des projets spéciaux et à d'autres fonctions administratives, au besoin.

Votre profil :

• Titulaire d'un diplôme collégial ou universitaire ou expérience professionnelle équivalente;
• Possède au moins un an d'expérience dans un centre d'appels ou un environnement de service à la clientèle;
• Possède au moins un an d'expérience dans un poste dans un service ou une équipe des ressources humaines pendant un an;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, etc.);
• Familiarité avérée avec les systèmes et les processus RH (SharePoint et SAP un atout);
• Reconnu pour ses aptitudes en matière de service à la clientèle;
• Capacité à établir une relation de confiance et à démontrer son expertise au téléphone ou par courriel;
• Débrouillard et possède de solides aptitudes à résoudre efficacement les problèmes;
• Excellentes compétences en communication (tant à l'écrit qu'à l'oral);
• Discrétion professionnelle en ce qui concerne les informations confidentielles;
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
• Souci du détail;
• Grande aisance à travailler avec plusieurs systèmes d'exploitation et capacité à apprendre de nouveaux logiciels, le cas échéant;
• Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et dans un environnement collaboratif et axé sur le travail d'équipe;
• Vous êtes bilingue (français et très bon anglais*).

* Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales américaines sur une base récurrente tant à l'oral qu'à l'écrit.

Domtar applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Notre offre :

• Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
• Modalités d'aménagement du temps de travail; télétravail hybride, horaire flexible et horaire d'été;
• Un environnement de travail moderne et spacieux;
• Un plan d'assurance " À la carte " (vie, soins médicaux, dentaires);
• Un programme d'aide aux employés;
• Un Centre de la Petite Enfance sur place;
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
• Un régime de retraite avec participation de l'employeur;

À propos de Domtar

Domtar est un important fournisseur d'un large éventail de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d'emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits non-tissés air-laid. Le bureau administratif principal de Domtar se trouve à Fort Mill, en Caroline du Sud, et Domtar fait partie du groupe d'entreprises Paper Excellence.

Comptant près de 6 500 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien. Fidèles à nos valeurs que sont l'agilité, l'engagement et l'innovation, nous trouvons toujours de meilleures façons de répondre aux besoins de nos clients, de soutenir nos employés et de renforcer nos collectivités.

Position title: Representative & Data Entry, Employee Service Centre - HR

Location: Montreal (hybrid)

Reports to: Supervisor, Employee Service Center (ESC)

The Domtar Employee Service Center (DESC) is the "one-stop-shop" for HR services, including pension, benefits and payroll questions, employee data processing and human resources information administration (80% US - 20% Canada).

The HR Representative and Data Entry, Employee Service Center role is part of the front-line support team to all Domtar Pulp & Paper Division employees and Corporate teams in Canada and the United States. Member of the Human Resources Shared Services (HRSS) team, this person will be responsible for answering a wide range of general Human Resources questions at various levels of complexity through phone and email channels. In addition, the incumbent coordinates and executes HR's transactions in a timely and effective manner as per Domtar's quality procedures and standards.

More specifically you will have to:

Support and customer service

• Answer customer (employees, former employees, retirees and HR field teams) questions using procedures, policies, knowledge base and other reference materials;
• Manage case resolutions for all general Human Resources questions and escalate when appropriate to HR Specialists;
• Coach employees on the use of Tier 0, Employee Self-Service tools, including but not limited to third party vendor applications when appropriate;
• Support customers with sensitive and confidential matters (i.e. benefits questions, payroll questions, etc.);
• Identify cases/issues requiring further documentation;
• Proactively identify HR service processes requiring continuous improvement efforts.

Administrative and transactional component

• Perform data entry for various requests received (e.g.: new hires, employees transfer, etc.) via various channels; this includes validating the accuracy of information received and probing for additional information as required;
• Complete transaction processing in support of HR, payroll, benefits and pension functions, including mailing, filing, correspondence, sorting, and routing incoming mail;
• Escalate transactions as (and if) required to HR specialists, payroll, LOA, benefits and pension providers and ensure follow-up;
• Maintain organizational structure in SAP by processing transfers and other staff movements;
• Conduct validation for HR data changes and organizational structure updates;
• Run reports when required;
• Participate on special projects and other administrative functions if required.

Domtar promotes an equal opportunity program and invites women, visible minorities, Natives and disabled people to apply.

Your profile:

• College or University degree or equivalent work experience;
• Minimum of one year experience in a call center or customer service environment;
• Minimum of one year experience in a Human Resource role or team;
• Proficient with the Microsoft Office Suite (Excel, Word, etc.);
• Familiarity with SharePoint and SAP an asset;
• Strong customer service skills;
• Ability to build trust and demonstrate expertise over the phone/email;
• Resourceful and possessing effective problem solving skills;
• Excellent communication skills (both written and verbal);
• Professional discretion with respect to confidential information;
• Strong organization and time management skills;
• Detail oriented;
• High level of comfort working with multiple operating systems and able to learn new software as required;
• Ability to work both independently and in a team-oriented, collaborative environment;
• Bilingual (English and a working knowledge of French).

Our offer:

• A downtown location (Place des Arts metro);
• Work time arrangements; hybrid telecommuting, flextime and summer hours;
• A modern, and spacious environment;
• An insurance plan (life, medical, dental);
• An employee assistance program;
• A childcare center on location.
• Competitive compensation, including annual bonus plan;
• A pension plan with matching company contributions;
• Employer-paid development and continuing education;

About Domtar

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and air laid nonwovens. Domtar's principal executive office is in Fort Mill, South Carolina and Domtar is part of the Paper Excellence group of companies.

With approximately 6,500 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day. Through our values of agility, caring and innovation, we constantly find better ways to serve our customers, support our employees and strengthen our communities.