Technicien(ne) en administration (2e affichage)

5 novembre 2018
Catégories RH, Formation, Administratif, Clérical, Relations industrielles - Droit du travail, Adjoint(e) administratif(ve), Technicien(ne) en bureautique, Support RH
Montreal, QC

NATURE DU TRAVAIL

Relevant de la directrice adjointe au Service des ressources humaines - responsable du personnel enseignant, la personne occupant l'emploi de technicien en administration accomplit divers travaux techniques à caractère administratif. Elle peut assister du personnel de soutien de même que les personnes usagères du service.

Notamment, elle effectue diverses activités administratives en lien avec le dossier des droits parentaux (congé maternité, paternité, adoption, etc.). Elle génère une série de rapports et de listes à partir d'un système de gestion informatisé. Elle en extrait les données, les analyse et les traite en vue de bonifier le processus administratif. Elle procède aux demandes de facturation des prêts de service et en assure le suivi administratif. Elle participe à l'élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste. Elle élabore et maximise les méthodes de travail exécutées à partir du système informatisé de gestion. Elle propose des modifications et collabore au développement du système informatisé de gestion.

Elle procède à l'évaluation de la scolarité et de l'expérience pour l'ensemble des catégories de personnel autre que cadre. Elle fournit une assistance (notamment pour le calcul de l'échelon) lors de l'émission des contrats de travail du personnel enseignant et en assure une vérification, si requis. Elle génère et vérifie les listes syndicales demandées par le biais des différentes conventions collectives du personnel (listes d'ancienneté, listes d'employés, etc.).

Pour le personnel de soutien et professionnel, elle analyse les dossiers d'expérience et de scolarité des nouveaux à statut de régulier et les nouveaux permanents. Toujours pour le personnel de soutien et professionnel, lors d'un affichage de postes à l'interne, elle analyse et établi l'ordre de priorité d'engagement (selon le calcul d'ancienneté).

Elle agit à titre de personne-ressource pour élaborer les scénarios lors d'une demande d'estimation de rente de retraite ou d'une demande de simulation de rachat d'années de service. Elle fournit une assistance au personnel (cadre, professionnel, enseignant et de soutien) pour remplir les documents pertinents lors d'une demande de rente de retraite, d'une demande de rachat d'années de service, d'une demande de retraite progressive, d'une demande de régime à traitement anticipé/différé, etc. Elle achemine l'ensemble des documents à l'administrateur du régime de retraite et en assure le suivi administratif. Elle informe l'employé des modalités de départ, prépare la correspondance administrative. Elle peut être appelée à collaborer avec l'agent de soutien administratif pour aviser les différentes instances et services concernés par le départ de l'employé.

Elle assume différentes tâches dans le plan d'effectifs, notamment au niveau de la conciliation annuelle avec la comptabilité. Elle procède à la saisie et au traitement de diverses données. Elle fournit des outils de gestion au Service de la comptabilité (listes et rapports analysés entre autres). Elle assure le maintien d'une étroite collaboration avec le Service de la paie et agit à titre de personne-ressource. Elle collabore aux autres activités du service.

Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d'opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

RESPONSABILITÉS

  • Effectuer diverses activités en lien avec le secteur des ressources humaines.
  • Informer ou référer le personnel quant aux modalités prévues aux conventions collectives et aux divers régimes gouvernementaux existants (retraite Québec, RQAP, etc.) et effectuer le suivi administratif requis auprès des instances visées ;
  • Informer le personnel des modalités prévues dans le cadre des droits parentaux et effectuer diverses activités administratives ;
  • Procéder aux demandes de facturation des prêts de service et en assurer un suivi administratif ;
  • Préparer le rapport, avec pièces justificatives, des dépenses du Collège dans le cadre de la Loi 90 (formation) ;
  • Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste ;
  • Élaborer et maximiser les méthodes de travail exécutées à partir du système informatisé de gestion ;
  • Développer et soutenir les bases de données créées pour faciliter la gestion des ordres de priorités d'engagement-GOPE ;
  • Assumer toutes les étapes afin de produire les listes d'ancienneté de toutes les catégories et ainsi qu'à la fin de période d'affichage pour le personnel non enseignant ;
  • Évaluer la scolarité et l'expérience de travail.
  • Valider les diplômes et les attestations d'expérience pour toutes les catégories de personnel autre que cadre ;
  • Attribuer l'échelon salarial à la suite du calcul des années de scolarité et d'expérience de travail d'enseignement et professionnel et ce, pour toutes les catégories de personnel autre que cadre ;
  • Fournir assistance lors de l'émission de contrats de travail et de lettres d'engagement ;
  • Assurer une vérification des contrats de travail lors de l'émission, si requis ;
  • Procède à l'évaluation des échelons avant et en cours d'emploi.
  • Agir à titre de personne-ressource pour donner suite aux demandes relatives au régime de retraite (rachat d'années de service, rente de retraite, retraite progressive, simulation de rente, de rachat, état de participation, etc.).
  • Élaborer les scénarios lors d'une demande d'estimation de rente de retraite et/ou d'une demande de simulation de rachat d'années de service ;
  • Fournir assistance à la personne pour remplir les documents pertinents lors d'une demande de rente de retraite ou d'une demande de rachat d'années de service ;
  • Peut être appelée à collaborer avec l'agent de soutien administratif pour acheminer l'ensemble des documents à l'administrateur du régime de retraite et assurer un suivi administratif ;
  • Collaborer et soutenir, dans le respect de son champ d'activités, l'implantation d'un système de gestion informatisé ;
  • Collaborer étroitement avec le service de la comptabilité et le service de l'organisation scolaire et de la formation continue en répondant aux écarts détectés des données entrées dans les systèmes de gestion informatisés ;
  • Procéder à la saisie et au traitement de diverses données.
  • Générer des rapports suite à l'extraction de données statistiques dans le système de gestion informatisé et en faire la compilation ;
  • Produire et vérifier les différentes listes prévues aux conventions collectives (liste d'information, d'ancienneté, etc.) ;
  • Mettre à jour la table de validation (du secteur des ressources humaines) dans le système de gestion informatisé selon les dispositions des conventions collectives ;
  • Fournir des outils de gestion (listes et rapports analysés) au Service de la comptabilité.
  • Assurer une gestion documentaire efficace.
  • Procéder et maintenir à jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire du service, incluant la documentation électronique ;
  • Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

Scolarité/Expérience

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Autres conditions exigées

  • Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ;
  • Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :

  • Microsoft Office :

  • Word niveau intermédiaire ;

  • Excel niveau avancé.

Qualifications souhaitées

  • Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :

  • Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique) ;

  • Systèmes de gestion informatisés.
  • Capacité d'analyse ;
  • Connaissances pratiques relatives au régime de retraite ;
  • Orientation service à la clientèle ;
  • Souci du travail bien fait et respect de la confidentialité ;
  • Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités ;
  • Esprit de collaboration (interservices) développé ;
  • Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
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