Milieu de travail

La Direction des ressources humaines est une équipe incontournable de partenaires et d’experts associés à la réalisation de la mission de HEC Montréal. Cette direction est axée sur une culture humaine et efficiente faisant vivre de façon cohérente les meilleures pratiques enseignées maximisant ainsi la mobilisation et le sentiment d’appartenance à l’organisation.

L’équipe intelligence d’affaires RH, paie et rémunération globale assure la structure, le traitement et la gouvernance de l’ensemble des données employés. Voit à une rémunération juste, équitable et cohérente avec les réalités de l’Institution et dans le respect des lois, ce qui comprend tous les aspects relatifs à la rémunération globale incluant le régime de retraite et les avantages sociaux. Chapeaute les opérations critiques liées à l’administration de la paie et aux redditions de comptes externes, en conformité avec le cadre législatif et réglementaire. Voit au développement, à la gestion et à la vigie des systèmes d’information liés au cycle de vie employé. Agit comme leader de pratique dans l’optimisation des processus d’affaires ressources humaines. Utilise l’analytique RH pour dégager une vue systémique et cohérente, visant à guider une prise de décision éclairée, essentielle au succès de l’École, à l’aide d’indicateurs pertinents.

Rôle et responsabilités

Le technicien ou la technicienne - rémunération globale effectue des tâches techniques et répond aux demandes afférentes à l’administration de la rémunération, des avantages sociaux et du régime de retraite. La personne titulaire de cet emploi agit à titre de personne-ressource auprès des gestionnaires et des employés dans son domaine d’expertise.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Administration des avantages sociaux et du régime de retraite

• Assure, sur une base quotidienne, le suivi des demandes reçues dans les boîtes courriel en rémunération globale, répond aux diverses demandes de renseignements et assigne les demandes plus complexes aux membres de l’équipe concernés.
• Rencontre les nouveaux employés de l’École admissibles au régime de retraite et à l’assurance collective afin de les familiariser avec ces programmes, répondre à leurs questions et valider leur admissibilité.
• Traite les adhésions des nouveaux employé(e)s admissibles aux différents régimes d’avantages sociaux.
• Est responsable de l’enregistrement des données et du suivi des dossiers des participants actifs et retraités au régime de retraite et de l’assurance collective dans les systèmes des fournisseurs de service.
• Effectue les suivis administratifs des dossiers d’invalidité de courte durée conformément aux politiques et pratiques en vigueur et assure, lorsque requis, la transition des dossiers d’invalidité de longue durée auprès de l’assureur.
• Collabore annuellement avec les autres membres de l’équipe au renouvellement de l’assurance collective.
• Lors du départ à la retraite, rencontre la personne participante pour la renseigner quant aux diverses étapes à suivre relatives à ses options de retraite, en collaboration avec notre fournisseur et présente les couvertures d’assurance collective qui s’adressent aux retraité(e)s de l’École.
• Effectue les rapports d’activités, assure les suivis et transmets l’information pertinente à son supérieur immédiat ainsi qu’aux équipes avec lesquelles il collabore.
• Participe à l’élaboration, au développement et à la mise à jour d’outils de référence.

Pratiques de rémunération

• Valide certaines informations administratives entre autres lors des révisions salariales annuelles, des promotions et des reclassifications.
• Collabore à la révision des descriptions de poste, notamment en effectuant la mise à jour, la mise en page et en envoyant les descriptions de postes aux partenaires internes lorsque demandé.
• Administre et effectue les transactions en lien avec la mise à jour du système de gestion intégré;
• Assiste dans la gestion des postes et des emplois (embauche, rétroactivité, changement de rémunération).
• En fonction des procédures administratives, assure la gestion et le suivi des demandes de départ en congé de maternité, paternité, parental, congé sans traitement, etc., fournit l’information pertinente à l’employé(e), rédige les lettres de confirmation, met à jour les systèmes RH, informe le service de la paie, prépare les factures des paiements d’assurances collectives et effectue toutes autres actions relatives aux congés.
• Peut, au besoin, rencontrer les employés concernés pour expliquer certaines modalités en matière d’assurance collective.
• Prépare lorsque requis et communique aux équipes concernées les mises à jour des pages Web de l’Intranet consacrées aux activités du secteur de la rémunération globale.
• Assiste ses collègues lors d’enquêtes sur la rémunération globale.
• Aide à la production et à la vérification de certains dossiers administratifs.
• Assure la mise à jour régulière des listes et des tableaux divers ainsi que des procéduriers pour ses fonctions.
• Collabore dans la rédaction et la conception des communiqués de l’équipe.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat ; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessité par ses fonctions de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en gestion des ressources humaines ou toute discipline jugée pertinente et un minimum de 4 années d’expérience de travail pertinente
• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant en particulier Excel
• Sens de l’organisation et de la planification, gestion efficace de son temps et des priorités
• Esprit d’analyse, minutie et rigueur, capacité de synthèse et de résolution de problèmes
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client)
• Capacité de travailler efficacement sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
• Aptitude pour le travail d’équipe et adaptation rapide aux nouvelles façons de faire
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Connaissance du milieu universitaire (atout)

*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées 
• Accès à un service de télémédecine