Adjoint administratif ou adjointe administrative, Consortium national de formation en santé (Cnfs)

On demande

Poste subventionné à temps plein jusqu'en mars 2028.

Fonctions

Les objectifs du Consortium national de formation en santé - volet Université Laurentienne (CNFS-UL) consistent à favoriser un accès accru aux professionnels de la santé bilingues dans les communautés de langue officielle en situation minoritaire et d'accroître l'offre de services de santé ciblant ces communautés. Ainsi, le CNFS-UL s'engage aux activités de recrutement et de rétention ainsi qu'à l'amélioration et la consolidation de l'offre de ses divers programmes de santé offerts en français. De plus, le CNFS-UL contribue au développement de la capacité de recherche visant à mieux cerner les besoins en santé des communautés francophones de l'Ontario.

Le ou la titulaire du poste relève de la gestionnaire du CNFS-UL et s'acquitte des tâches cléricales et administratives. La personne est également responsable du soutien pour les activités de l'équipe du CNFS de l'Université Laurentienne.

L'adjointe administrative exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes sous la supervision et selon la demande de la personne gestionnaire :

• Fournit un soutien confidentiel administratif complet au CNFS ;
• Assume la gestion administrative de projets divers à la demande de la personne gestionnaire ;
• Prépare et mets à jour des documents, des rapports financiers, des plans d'activités et rapports quadrimestriels ;
• Prépare, met en page, révise et fait la lecture d'épreuves de documents divers tels que : feuilles de temps, rapports, lettres, présentations, formulaires, tableaux, graphiques et assure la qualité ;
• Organise et participe à des réunions internes et externes, réserve les salles, écrit les procès-verbaux, prépare, produit et distribue les documents, ordres du jour et procès-verbaux ;
• Assure la collecte et la compilation des données et renseignements dans les gabarits de Santé Canada ;
• Assure la réception, la vérification et l'acheminement de factures, les demandes d'autorisation, les demandes de remboursements et les bons de commande ;
• Assure le maintien d'un registre des dépenses, la conciliation et le classement mensuel ;
• Assure l'approvisionnement des fournitures de bureau et informatiques ;
• Assure des réservations pour les rencontres ou les voyages d'affaires du personnel du CNFS
• Reçoit et répond aux demandes de renseignements, accueille et dirige les visiteurs ;
• Établit et maintient un système de classement efficace ;
• Établit et tient à jour des bases de données liées aux coordonnées des partenaires, aux groupes de travail et comités et autres listes de distribution ainsi que des inventaires d'équipement, d'outils et articles de promotions ;
• Travaille en collaboration avec l'équipe du CNFS pour assurer la logistique des réunions, des conférences, des réceptions, des événements spéciaux et des activités diverses du CNFS ;
• Travaille en collaboration avec le personnel de soutien de l'Université Laurentienne.

Exigences

• Un diplôme d'études secondaires et au moins deux ans d'études postsecondaires (ou combinaison équivalente d'éducation et d'expériences), y compris une formation en administration des affaires ou gestion de projets, et un intérêt marqué pour le domaine de la santé ;
• De fortes compétences en littératie de pointe pour fournir un soutien adéquat en français au CNFS ;
• Maîtrise du français et de l'anglais parlés et écrits ;
• L'administration de bureau et des compétences en secrétariat (tel que la rédaction du procès-verbal, entrée au clavier, le dépôt, la tenue des dossiers, triage du courrier et des courriels, réponses aux demandes de renseignements) ;
• Compétences dans la préparation de rapport, dans la tenue de livres et des bases de données ;
• Compétences en informatique, incluant Google Workspace (Disque, Documents, Feuilles de calcul, Présentations, Formulaires, Agenda, Gmail), Adobe et connaissances de médias sociaux ;
• Compétences en numératie (connaissances de base de la comptabilité pour suivre les dépenses et gérer les budgets) ;
• Excellentes aptitudes pour le travail d'équipe ;
• Aptitudes à travailler de façon autonome, à respecter des échéanciers serrés et à gérer les priorités en travaillant simultanément sur plusieurs projets ;
• Excellentes habiletés en communication, relations interpersonnelles, réseautage, collaboration et en résolution de problèmes ;
• Excellent sens de l'organisation, initiative, tact et discrétion ;
• Capacité de travailler des heures flexibles (occasionnellement).

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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No. de poste :

Traitement : 57 234 $

Concours se termine :
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