Agent(e) traitement de l'information - paie et cycle de vie employé(e)

MILIEU DE TRAVAIL

La Direction des ressources humaines est une équipe incontournable de partenaires et d’experts associés à la réalisation de la mission de HEC Montréal. Cette direction est axée sur une culture humaine et efficiente faisant vivre de façon cohérente les meilleures pratiques enseignées maximisant ainsi la mobilisation et le sentiment d’appartenance à l’organisation

L’équipe intelligence d’affaires RH, paie et rémunération globale assure la structure, le traitement et la gouvernance de l’ensemble des données employés. Voit à une rémunération juste, équitable et cohérente avec les réalités de l’Institution et dans le respect des lois ce qui comprend tous les aspects relatifs à la rémunération globale incluant le régime de retraite et les avantages sociaux. Chapeaute les opérations critiques liées à l’administration de la paie et aux redditions de comptes externes, en conformité avec le cadre législatif et réglementaire.

Voit au développement, à la gestion et à la vigie des systèmes d’informations liés au cycle de vie de l’employé(e).

Agit comme leader de pratique dans l’optimisation des processus d’affaires ressources humaines.

Utilise l’analytique RH pour dégager une vue systémique et cohérente, visant à guider une prise de décision éclairée, essentielle au succès de l’École, à l’aide d’indicateurs pertinents.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’agent ou l’agente traitement de l’information - paie et cycle de vie employé(e) accomplit l’ensemble des opérations nécessaires au traitement de l’information tout au long du cycle de vie professionnel de l’employé(e) à l’École, allant du contrat d’embauche, à la gestion de son dossier au cours de sa carrière, jusqu’à la fin de son emploi. De plus, la personne titulaire de cet emploi collabore à l’émission de la paie. 

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Étudie, vérifie et traite des demandes d’autorisation d’engagement ainsi que les contrats d’embauche et offre un soutien dans la préparation de la documentation (données d’identité, coordonnées, statut d’emploi, rémunération, augmentations salariales, diplômes, etc.).
• Saisit, vérifie et met à jour les données des dossiers d’employés dans le système intégré dans le respect des procédures et des principes d’intégration.
• Propose des solutions de traitement d’information, de saisie et de vérification des données.
• Traite les demandes de paiement pour traitement.
• Offre un soutien aux utilisateurs du système décentralisé (ex. : préparation de leur feuille de temps (DPT)).
• Collabore avec son équipe à la gestion et au développement du système, à l’implantation de nouvelles fonctionnalités et la mise en place de correctifs.
• Effectue la recherche, la synthèse et l’agencement des données afin de produire des rapports ou des statistiques pour répondre à diverses demandes (ex : vérificateur interne et externe, organismes gouvernementaux).
• Effectue la saisie de données en lien avec l'administration des avantages sociaux offerts à l'employé(e) et en assure la mise à jour au fur et à mesure de l'évolution du cycle de vie de l'employé(e) (salaires, crédits annuels de vacances, congés de maladie, assurance collective, régime de retraite, etc.).
• Effectue les traitements relatifs à la paie des employés.
• Concilie la paie, vérifie les données, corrige, documente et effectue divers travaux à cet effet.
• Participe à certaines activités en lien aux fins d’années financières ou fiscales, de période de congé, etc.
• Dans le cadre des opérations relatives à l’émission de la paie, effectue les vérifications requises afin de s’assurer que les retenues à la source, les déductions, les cotisations, les impôts et les remises soient, selon le cas, prélevés ou ajoutés correctement.
• Répond aux demandes d’information et aux commentaires relatifs à la paie ou en matière de l’impôt sur le revenu, dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
• Prépare les relevés d’emploi et produit les attestations d’emploi lorsque requis.
• Soumet à son gestionnaire tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son gestionnaire ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études collégiales en administration ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de 4 années d’expérience de travail pertinente*
• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant en particulier Excel
• Sens de l’organisation et de la planification, gestion efficace de son temps et des priorités
• Esprit d’analyse, minutie et rigueur, capacité de synthèse et de résolution de problèmes
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client)
• Capacité de travailler efficacement sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
• Aptitude pour le travail d’équipe, collaboration et adaptation rapide aux changements de priorités
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
•  Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft) (atout)
• Connaissance du milieu universitaire (atout)

*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

AVANTAGES

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées 
• Accès à un service de télémédecine