Cette offre d'emploi est expirée.

Voici une liste de postes similaires.

Adjoint/adjointe à la direction

8 novembre 2021
Catégories RH, Formation, Production, Opération, Qualité, Sécurité, Administratif, Clérical, Recrutement, Dotation, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Réceptionniste, Responsable de bureau, Support RH, Rédaction, Correction, Traduction
Montreal, QC

Il y a de ces personnes qui sont au cœur d'une organisation. Qui gardent le fort. Qui nourrissent les liens. Qui voient venir. Qui tiennent de nombreux fils. Voici ce que représente le poste d'adjoint·e à la direction pour Dynamo.

Sous la supervision de la direction générale, la personne qui occupe ce poste a comme mandat d'assurer le suivi et une assistance dans certains dossiers spécifiques. Elle coordonne des dossiers internes impliquant la direction générale et la direction des opérations. Elle propose et participe activement à l'élaboration de divers outils pour l'équipe de direction. Elle contribue à divers projets spéciaux, qu'elle peut également accompagner, coordonner et prendre en main, selon les besoins. Elle collabore avec l'ensemble des membres de l'équipe et représente l'un des points de contact privilégiés pour la direction générale.

Processus de gestion des ressources humaines

  • Coordination du processus d'embauche (organisation du Dynamood, affichage des postes, présélection des CVs, organisation du comité des entrevues, suivi des références)
  • Coordination de l'accueil de toute personne nouvellement employée (création du plan d'intégration, ouverture du dossier de l'employé·e, accès informatique, préparation de documents administratifs requis, etc.)
  • Mise à jour et révision des politiques en RH (Manuel de l'employé·e, Politique de rémunération, Politique de tarification, Politique de télétravail, etc.)
  • Suivi des demandes d'information quant aux diverses politiques
  • Soutien à l'organisation des réunions d'équipe
  • Suivi des feuilles de temps des membres de l'équipe
  • Suivi des heures de formation
  • Souci du développement de la marque employeur
  • Coordination du comité santé et sécurité au travail

Coordination des dossiers relatifs au conseil d'administration

  • Convocation, organisation logistique et préparation de documents
  • Rédaction des procès-verbaux
  • Tenue du livre de la corporation
  • Suivi des réunions
  • Calendrier des rencontres, etc.

Gestion des ressources informatiques et matérielles

  • Gestion d'un parc informatique de 20 postes (achats, maintenance, suivis réguliers avec le fournisseur de service de soutien informatique, etc.)
  • Développement et mise à jour d'outils informatiques permettant d'assurer le suivi des activités de l'organisation (base de données, liste d'inscriptions, liste de fournisseurs, liste de contacts, etc.)

Lien avec les fournisseurs

  • Liens avec les fournisseurs de services en ce qui a trait notamment à la location et l'aménagement des espaces, l'entretien des lieux et des équipements, les fournitures de bureau, les services de téléphonie et d'internet, etc.

Rédaction et gestion documentaire

  • Création de divers outils afin d'appuyer le travail de l'équipe de direction, de certains comités internes ou des projets spéciaux (grilles, schémas, organigrammes, présentations, etc.)
  • Rédaction, édition, révision, mise en page et production de documents (correspondance, compte-rendu, procès-verbaux, notes, collaboration à la rédaction du rapport annuel, etc.)
  • Coordination de la mise à jour des systèmes manuels et informatisés de classement et d'archivage des dossiers, documents et fichiers de nature administrative de l'organisation (classement, archivage, sauvegarde)

Plus encore

  • Accueil des visiteurs, répondre au téléphone, acheminer les appels
  • Coordination et/ou participation à divers projets à la demande de l'équipe de direction afin de voir à leur avancement et leur réalisation (déménagement de nos locaux)
  • Participation à la vie d'équipe en contribuant activement aux réunions d'équipe et en collaborant, au besoin, à différents événements, activités ou mandats

Compétences personnelles

  • Capacité d'entretenir d'excellentes relations interpersonnelles
  • Capacité de travailler en mode de cocréation et de collaboration
  • Autonomie et approche proactive
  • Fiabilité, rigueur et professionnalisme
  • Capacité à mener différents projets simultanément
  • Dynamisme
  • Discrétion, confidentialité et éthique professionnelle exemplaire
  • Souci de la qualité
  • Capacité d'avoir une vision et une compréhension complète de l'organisation
  • Capacité à gérer son stress
  • Curiosité et goût d'apprendre

Compétences techniques

  • Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et bonnes aptitudes d'apprentissage pour d'autres logiciels
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit
  • Excellente habileté de rédaction et de révision
  • Bonne connaissance de l'anglais écrit et parlé, un atout

Formation et expérience

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique
  • Cinq à sept années d'expérience dans des fonctions similaires
  • Intérêt pour le développement social et les approches collaboratives, un atout
  • Intérêt pour les entreprises d'économie sociale et les OBNL, un atout

Nous offrons

  • 35 heures / semaine
  • Poste permanent avec assurances collectives (50% payé par l'employeur)
  • Salaire : entre 40 926$ et 51 158$ selon expérience
  • 4 semaines de vacances payées après un an, banque d'heures d'absence et congés au temps des fêtes
  • Formation continue
  • Plan d'intégration pour soigner votre arrivée dans l'équipe
  • Le travail se réalise actuellement en mode hybride : télétravail et présence au bureau
  • Entrée en poste souhaitée : début décembre
  • Faites parvenir votre CV et une lettre d'intention à ****************************@****************.*********@****************.*** avant le 15 novembre à 9h00

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