Entrevue :
Claire Chénard, directrice des ressources humaines au siège social international et Lynn Charland, conseillère en ressources humaines au Cirque du Soleil
Après 4 mois d’implantation, le Cirque du Soleil utilise depuis le 23 mai dernier un système de gestion des candidatures sur Internet. Pour cette aventure, le département des ressources humaines du Cirque a évalué plusieurs solutions, mais c’est finalement sur la firme québécoise Recruitsoft que leur choix s’est arrêté. Claire Chénard, directrice des ressources humaines au siège social international et Lynn Charland, conseillère en ressources humaines et coordonnateur de projet sur ce dossier, ont accepté de répondre aux questions de la Toile des Recruteurs. – Quels ont été les défis rattachés à ce projet ? Au Cirque du Soleil, nous recevons environ 1000 C.V. par semaine (au siège social environ 500). Comme quantité de données à traiter, c’est énorme. Il faut faire le suivi des candidatures, retrouver nos informations, etc. Étant donne qu’auparavant, nous faisions tout cela manuellement, tout était à faire… Un des défis que nous avons dû relever est celui de l’harmonisation entre nos bureaux ressources humaines, dispersés un peu partout sur la planète (à Las Vegas, à Amsterdam et à Orlando). Il fallait s’assurer que le système puisse répondre aux exigences des processus d’affaires de toutes ces directions. La communication était donc très importante. Nous avions un processus qui avait été mis sur pied à l’interne. Nous avions réalisé un diagrame de flux d’information pour systématiser notre processus de recrutement. L’équipe de Recruitsoft l’a examiné et nous leur avons demandé si ce processus pouvait être adapté. Heureusement, il était très près de ce dont nous avions besoin et il convenait à toutes les directions qui ont accepté d’utiliser un processus commun. – Comment avez-vous sélectionné le fournisseur de services ? La recherche a été assez exhaustive. Nous avions des besoins, mais il a fallu faire une grille de sélection dans laquelle nous avons déterminé une pondération pour les éléments qui étaient les plus importants pour nous. C’est ainsi que nous avons établi les critères que l’on trouvait essentiels en collaboration avec notre équipe des TI pour la portion technologique. Nous nous sommes donc retrouvés avec une grille de finalistes. Il y avait une préférence pour une entreprise du Québec. À la toute fin, nous avons hésité parce que les finalistes étaient assez proches. Le facteur coût/bénéfice à prendre en considération nous à permis de trancher.
© 1998 Cirque du Soleil Inc. Photo: Véronique Vial Costumes : Dominique Lemieux
– Une équipe a été affectée au projet ? Oui, au département des ressources humaines, sur une période de 4 mois, il y avait 5 personnes à temps plein en plus des conseillers d’appoint et de ressources temporaires pour remplacer les conseillers dédiés au projet. Il y avait aussi une personne qui était ici presque constamment pour la configuration du système. C’est sans compter également sur le support permanent de notre équipe des TI à l’interne. Nous avions environ 200 postes à entrer en priorité dans le système. Ainsi, lorsqu’il y a un poste qui s’ouvre, la description du poste et le questionnaire de présélection sont déjà présent dans le système. Il en reste de 300 à 400 à entrer pour avoir tous les postes qui sont offerts chez nous. Quelles ont été les plus grandes difficultés tout au long du projet ? Quand nous sommes arrivés à la formation, les gens se sont sentis un peu bousculés. L’horaire d’implantation était très chargé. Nous avons toujours réussi à le respecter, mais nous avions l’impression, au cours du projet, de ne pas avoir eu le temps de prendre du recul. Ensuite, le temps de la formation est venu. Nous avions passé quelques mois à configurer le système, à créer les contenus, mais nous n’avions pas eu l’occasion de vraiment travailler avec l’application. Et là, nous devions former 30 personnes au siège social ! Nous avons eu une semaine pour préparer tous les documents de formation. C’était tout un défi, mais nous nous en sommes bien tirés. En ce qui concerne le budget, y a-t-il eu des surprises ? On s’est aperçu que le système prenait beaucoup de bande passante. On croyait au début qu’on en avait suffisamment, mais finalement, le système prenait beaucoup de jus et les TI ont dû ajouter de la bande passante. Il y a certains coûts aussi qui n’étaient pas prévus initialement. Par exemple, nous avons dû travailler avec les gens de la linguistique, parce qu’il y a beaucoup de traductions à faire. 80 % de nos postes affichés sont toujours bilingues. Quel sera l’impact de Recruitsoft sur vos fonctions de recrutement ? Il y avait beaucoup de tâches manuelles qui sont maintenant automatisées. Je crois que le rôle du technicien va être enrichi d’une certaine façon, puisqu’il y a moins de manipulations techniques à faire. Le suivi des candidatures peut être partagé, nous pouvons avoir des stratégies communes. Tout ça fait que notre vitesse de réaction change : nous pouvons retracer notre information plus rapidement et être plus efficaces. Les gestionnaires aussi vont pouvoir participer. Dans les mois qui viennent, nous allons avoir une formation pour que les gestionnaires puissent aussi être en ligne. Tout le processus d’approbation était sur papier alors que maintenant, nous avons un processus vraiment documenté qui nous permet de retracer toutes les approbations. Cela nous permet d’avoir un meilleur contrôle de nos données au niveau de la gestion. Pour les recruteurs, c’est une autre façon de travailler parce qu’il faut qu’ils travaillent avec des canevas et le fameux système de questions. Au début, cela peut prendre une heure pour créer un poste dans le système et s’assurer que le poste va être affiché dans le site Internet. Avant, c’était le technicien qui faisait tout ce travail-là. Il y a plus d’efforts transférés du côté du recruteur, mais une fois l’effort investi, c’est là que ça rapporte ! Ils vont gagner en rapidité en terme de sélection du personnel. Le temps qu’ils mettent à créer leur stratégie de recrutement, c’est du travail à valeur ajoutée alors qu’avant ils perdaient du temps à lire des piles de C.V.. Ça change l’investissement de temps qui est mis dans le processus de recrutement. Est-ce que vous anticipez des changements dans les processus de sélection ? Dans les processus de sélection, à cause de l’accélération du traitement des candidatures, nous allons pouvoir avoir des candidats en ligne plus rapidement qu’au bout de 2 ou 3 semaines. Avant, nous faisions des affichages fréquents parce que nous ne pouvions pas retrouver tous nos C.V. Alors, on ouvrait un autre poste, on affichait dans les journaux ou ailleurs et on multipliait les efforts de recrutement. Maintenant, nous avons une base de données dans laquelle nous pouvons aller puiser en tout temps. Il est certain que nous allons voir une amélioration de notre efficacité. Si le temps de recrutement diminue, cela signifie que nous avons plus de temps pour appuyer le client dans les diverses besoins en développement organisationnel. Plus vite les candidats sont en poste, plus vite l’organisation pourra profiter de leurs expertises et de leurs compétences. Concernant les coûts d’agence et de recrutement, nous estimons qu’ils pourraient être réduits de 30 % sur 3 ans. Quels conseils donneriez-vous à vos confrères en ressources humaines ? Il faut faire une bonne analyse de ses besoins et ne pas hésiter à étudier toutes les offres. Il faut aussi avoir une petite équipe dédiée au projet, comme nous l’avons fait. Je pense aussi que l’implantation d’un tel système doit se faire dans un délai assez court, pour ne pas s’étirer en longueur et perdre de la crédibilité au sein de l’entreprise. Donc, une équipe dédiée et qui ne nuit pas à l’opérationnel, un chef de projet fort. Il faut aussi connaître ses processus d’affaires. C’est comme tous les systèmes, si l’on veut informatiser quelque chose qui fonctionne plus ou moins bien, ça va donner des résultats en conséquence ! Que diriez-vous d’un rendez-vous dans 6 mois pour dresser un premier bilan ? Avec plaisir, d’ici fin décembre nous aurons un superbe portrait de la situation
© 2001 Cirque du Soleil Inc. Photo: Al Seib Costumes : Dominique Lemieux