Si le recrutement constitue une phase cruciale de la gestion des ressources humaines, la démission d’un employé l’est tout autant. Remplacer un employé compétent coûterait à une entreprise jusqu’à deux fois son salaire annuel. Une raison qui justifie l’organisation d’une entrevue de départ lorsqu’un salarié quitte l’entreprise. Mais de quoi s’agit-il?
« L’entrevue de départ est l’outil de diagnostic le plus sous-estimé dans les entreprises », se plaît à répéter Jean-François Ouellet, conseiller en ressources humaines agréé. L’expert en R.H. y voit une manière peu coûteuse de collecter des informations clés indispensables à la stratégie d’amélioration continue de l’organisation.
Une stratégie proactive
Dans le cas d’un départ volontaire du salarié, l’entrevue de départ doit être perçue comme une évaluation de l’employeur et non pas de l’employé. « Il s’agit de comprendre ce qui a motivé le départ pour anticiper d’autres démissions et améliorer la gestion des ressources humaines », insiste M. Ouellet.
Il est recommandé d’organiser l’entrevue en privé et dans une atmosphère de confiance. C’est pourquoi M. Ouellet conseille de faire appel à une personne neutre, comme un consultant externe, pour que l’entretien se fasse sur la base d’une communication sincère et réelle.
Les questions à poser
« La question la plus importante est de déterminer la raison pour laquelle l’employé a décidé de quitter son poste », indique M. Ouellet. La personne qui administre le questionnaire doit garder à l’esprit que l’objectif de l’entretien est d’identifier les lacunes en matière de rétention du personnel au sein de l’entreprise. En outre, il est fortement déconseillé de faire référence à la performance du salarié !
M. Ouellet recommande plutôt de poser des questions ouvertes pour avoir une idée de l’image véhiculée par l’entreprise. Qu’est-ce que vous apporte le nouvel employeur ? Que devrait-on améliorer, qu’est-ce qu’on aurait dû faire différemment pour vous garder ? Quels sont nos points forts ? Recommanderiez-vous notre entreprise à votre entourage ? Voilà ce qu’un gestionnaire cherche à savoir lors d’une entrevue de départ.
Prioriser la communication de vive voix
Questionnaire via Internet, rencontre en personne ou entretien téléphonique: que choisir? « Le téléphone et la rencontre représentent un atout de taille, la possibilité de rétroaction », affirme M. Ouellet. Trop figés, les sondages en ligne ne permettent pas toujours de tirer de conclusions conséquentes et risquent de fausser les statistiques que l’entreprise tente d’établir.
Moins populaire, une entrevue est parfois organisée à la suite d'un départ involontaire (licenciement, par exemple). Plus utile pour les employés que les employeurs, cette pratique offre à l’entreprise l'occasion de boucler l’emploi de façon humaine. « On parlera alors d’une entrevue de relation d’aide pour gérer la frustration de l’employé qui vient de se faire remercier », explique M. Ouellet.
Quel que soit le contexte, penser aux remerciements en fin d’entrevue ne coûte rien et fait toujours plaisir.