Pour un gestionnaire, mener un entretien de licenciement représente une des tâches les plus pénibles qu’il puisse avoir à accomplir. Voici 8 étapes qui vous permettront de mener adéquatement une telle rencontre et d’annoncer à un employé qu’il est licencié tout en faisant preuve d’empathie et de franchise.
Étape 1 : Planifier l’entrevue
Avant l’entrevue :
- Prenez le temps nécessaire pour préparer ce que vous direz et comment vous le direz. Songez d’avance à vos propos pour ne pas dire quelque chose que vous regretteriez par la suite. Au besoin, pratiquez-vous avec un collègue.
- Assurez-vous d’avoir la réponse à toutes les questions que l’employé pourrait vous poser.
- Préparez la lettre de cessation d’emploi et assurez-vous qu’elle contienne les détails de l’indemnité de départ.
- Ayez en main la liste de toutes les choses que l’employé devrait vous remettre avant de partir. Il peut s’agir de clés, de cartes d’accès, de vignettes de stationnement, de pagette, de téléphone cellulaire ou de mots de passe pour l’ordinateur.
- Demandez à une autre personne d’être présente à la rencontre, surtout si vous craignez que l’employé réagisse mal.
Étape 2 : Choisir le lieu
L’entrevue de cessation d’emploi est généralement de courte durée et ne devrait pas dépasser 10 à 15 minutes au total. Prévoyez tout de même assez de temps pour traiter les réactions imprévues.
Pour ce qui concerne le lieu :
- La rencontre doit se tenir dans un endroit privé. Évitez toutefois votre bureau et celui de l’employé : il vaut mieux être en terrain neutre. Une salle de réunion pourrait faire l’affaire.
- La plupart des rencontres de licenciement se déroulent sur les lieux de travail de l’employé, quoique certains employeurs tendent à les organiser dans un endroit autre pour éviter de rendre l’employé mal à l’aise ou de nuire aux activités courantes du bureau. Peu importe la décision que vous prenez, assurez-vous que l’employé n’ait pas à faire face à ses collègues en sortant de la rencontre.
- S’il est prévu qu’un conseiller en réaffectation de carrière rencontre l’employé après l’entrevue, assurez vous que cette rencontre puisse se faire dans la même salle, ceci afin d’éviter tout déplacement à l’employé rencontré.
Étape 3 : Choisir le moment propice
On note une grande dissension parmi les spécialistes des ressources humaines quant au moment le plus propice pour tenir une réunion de cessation d’emploi. Certains croient que la rencontre devrait avoir lieu le vendredi en fin de journée pour ne pas déranger la semaine de travail et pour permettre aux autres membres du personnel (et à l’employé congédié) de recommencer à neuf le lundi matin. D’autres, sont d’avis que le vendredi après-midi ne convient pas parce que la personne doit attendre jusqu’au lundi suivant pour obtenir de l’aide, au besoin.
Peu importe le jour de la semaine où vous déciderez d’organiser la rencontre de licenciement, nous vous recommandons de la tenir en début de journée. Ainsi, la personne ne pourra pas vous accuser de l’avoir obligée à travailler jusqu’à la fin de son dernier jour et à interagir avec vous et avec les collègues qui étaient au courant de son congédiement imminent.
Étape 4 : Annoncer le licenciement
Voici quelques points clés à garder en tête au moment de la rencontre :
- L’annonce du licenciement est difficile. Dès le début, dans les deux ou trois premières phrases, précisez à l’employé le but de la rencontre. Soyez clair et direct tout en choisissant des mots apaisants.
- Donnez la principale raison du licenciement. N’essayez pas de défendre ou de justifier la raison.
- Présentez la décision comme définitive et irrévocable, expliquez les avantages financiers qui accompagnent la cessation d’emploi et précisez l’aide consentie pour la transition de carrière.
- Remettez à l’employé une lettre contenant toute l’information présentée afin qu’il puisse s’y référer une fois chez lui, après le premier choc.
- Ne vous laissez pas entraîner par l’employé dans une longue discussion concernant la décision de l’entreprise. La réunion devrait être aussi courte que possible.
Étape 5 : Gérer les réactions
Même si la plupart du temps les employés acceptent leur licenciement de manière passive, attendez-vous au pire ; certaines personnes réagissent parfois de manière surprenante et inattendue. Voici quelques conseils sur l’attitude à prendre si jamais un employé réagit mal :
- Restez calme et professionnel. Faites preuve d’empathie et de compréhension.
- Donnez à l’employé le temps de réagir et de poser des questions.
- Si l’employé perd le contrôle (par exemple, il se met à pleurer), donnez-lui du temps pour se remettre, offrez-lui un verre d’eau, un mouchoir, etc. Dites-lui que vous comprenez combien cette situation est difficile et répétez-lui que l’entreprise est prête à le soutenir pendant la transition vers un nouvel emploi.
- Si les pleurs durent longtemps, faites une pause de quelques minutes avant de continuer.
- Ne vous justifiez pas et ne vous excusez pas pour ce qui arrive : tenez-vous en à répéter le motif du licenciement et à parler des indemnités.
- Préparez-vous à répéter plusieurs fois les mêmes choses puisqu’à partir du moment où l’employé apprend qu’il est licencié, il n’entend plus rien. Il est sous le choc et a de la difficulté à écouter.
Étape 6 : Présenter le conseiller en gestion de carrière
Si vous avez prévu qu’un conseiller en gestion de carrière rencontre l’employé, il est maintenant temps de le faire entrer dans la pièce. Faites les présentations puis partez. Le conseiller en gestion de carrière permettra à l’employé d’entrer dans une nouvelle étape de sa vie et pourra, au besoin, renforcer les messages qui n’auraient pas été bien saisis.
Étape 7 : Assister au départ de l’employé
Certains employeurs permettent à l’employé de retourner à son bureau afin d’y récupérer les effets personnels et de saluer les amis et collègues de travail. D’autres, au contraire, préfèrent prendre des dispositions pour que l’employé revienne après les heures de travail afin d’éviter qu’il ne subisse les commentaires et réactions de ses collègues ou qu’il perturbe involontairement le travail normal du bureau. Dans un cas comme dans l’autre, il faut prévoir une ressource, un collègue ou un ami pour accompagner l’employé jusqu’à sa sortie de l’entreprise et même jusque chez lui si l’on considère qu’il est trop perturbé pour conduire sa voiture.
Étape 8 : Informer les autres membres de l’équipe
La perte d’un co-équipier, particulièrement une personne aimée et appréciée, peut avoir un effet désastreux sur le reste de l’équipe. Il vous faut donc, sans tarder, assumer les responsabilités qui vous incombent et annoncer la situation aux employés restants.
- Rencontrez les employés qui sont directement touchés. Dites que la personne ne travaille plus pour l’entreprise et expliquez de quelle façon ses fonctions et responsabilités seront réparties. Prenez le temps d’écouter les inquiétudes et soyez prêt à répondre aux questions (tout en respectant les règles de confidentialité qui sont de mise).
- Faites circuler un mémo à l’attention des autres employés. Faites une annonce aussi simple et courte que possible.
- Gardez le contact avec les membres de l’équipe. Soyez sensible à leurs réactions face au licenciement.
En conclusion, mener à bien une rencontre de licenciement n’est pas aussi simple qu’on peut le penser. Bien qu’elle soit de courte durée, les propos qui y sont échangés sont d’une importance capitale. En prenant soin de préparer adéquatement tous les détails de la rencontre, le gestionnaire met toutes les chances de son côté pour mener son entretien de manière efficace. Il ne lui reste plus qu’à faire preuve de compréhension et d’empathie afin que le tout se déroule de manière humaine.
Nathalie Hébert, Consultante en ressources humaines et en développement organisationnel.