Des sites comme Surveymonkey.com permettent aux employeurs de sonder leurs employés, pour entre autres connaître le moral des troupes. Quelles sont les bonnes questions à poser?
Sonder ses employés, c’est vouloir prendre le pouls sur des questions précises à propos de l’organisation. Donc, même si on a recours à un outil comme SurveyMonkey, doté d’une banque de questions composées d’avance, le logiciel ne peut faire le travail à notre place.
Par exemple, on peut vouloir connaître la perception des employés quant à une abolition de postes récente ou savoir s’ils font confiance à leur gestionnaire.
« Un bon objectif répond aux 4 W – Quoi, Quand, Où, Pourquoi -, explique Marie-Nolwenn Trillot, présidente de Totem, une agence de recrutement et de placement de personnel. Par exemple, de janvier à juin 2016, quelle a été l’impression des employés sur les décisions prises par l’employeur. »
L’art de rédiger des questions
Pour que les employés répondent à un sondage, ceux-ci doivent se sentir concernés. L’énoncé du sondage doit donc être sans équivoque. « L’idéal demeure d’aviser les employés verbalement en leur demandant une participation avant une date précise et en les sensibilisant à l’importance de répondre au sondage », ajoute Marie-Nolwenn Trillot.
Des sites comme Surveymonkey.com offrent des questions prêtes à être utilisées et qui ont été pensées par des experts en ressources humaines. Une organisation aura cependant avantage à les adapter à sa réalité.
« C’est le cas des questions sous forme de mise en situation ou lorsqu’un sujet diffère grandement en fonction du type d’entreprise, par exemple en matière de santé et sécurité au travail où un emploi de bureau et un travail dans le secteur industriel ne comportent pas les mêmes exigences, explique la présidente de Totem. Mais ces types de sondage sont faits pour être personnalisés. »
Plus on donne des exemples concrets, plus les employés répondront avec précision. Marie-Nolwenn Trillot donne l’exemple suivant : « Vous avez une décision importante à prendre concernant un client, allez-vous naturellement demander conseil à : 1. Votre collègue 2. Votre gestionnaire 3. La direction ».
Il en va de même du langage utilisé. Le jargon ou les termes trop techniques nuisent à la compréhension. Dans ce même souci de clarté, les questions qui requièrent deux réponses créent de la confusion chez les personnes sondées. Une question, une réponse. Rien de mieux que d’envoyer une ébauche de sondage à des collègues pour savoir si nos questions sont compréhensibles.
De plus, un sondage trop long finit par faire perdre l’intérêt des employés. Résultat : les dernières réponses risquent d’être remplies aléatoirement. « Il vaut mieux se limiter à une douzaine de questions », soutient Marie-Nolwenn Trillot. Dans cette même logique, les questions à développement sont généralement à proscrire. Les réunions de remue-méninges pourraient arriver au même résultat.
Il va sans dire que l’élaboration des questions doit être faite en toute neutralité sans suggérer de réponses. Ainsi, la question suivante incite clairement à répondre dans le même esprit que le sondeur : « Beaucoup de gens se plaignent du temps de réponse des gestionnaires. Est-ce votre cas? »
Mon sondage est-il efficace?
La dernière chose qu’on souhaite obtenir à la fin d’un sondage, ce sont des réponses neutres. « Si c’est le cas, cela signifie que les questions n’étaient pas suffisamment précises ou concrètes », mentionne Marie-Nolwenn Trillot. On doit pouvoir tirer des conclusions quant à son objectif initial.
Retenez que plus un sondage sera peaufiné, plus il mettra le doigt sur certaines lacunes à l’interne et aidera à mieux orienter les mesures à prendre.