Augmentation des cas d’invalidité, main-d’œuvre vieillissante, multiplication d’absences pour cause de santé mentale… Comment prévenir ou gérer l’absentéisme de longue durée ? Conseils d’expert.
Les frais liés à l’absentéisme et l’absentéisme de longue durée représentent plus de 20 % de la masse salariale d’une entreprise, estime Daniel Leduc, CRIA, avocat en droit de l’emploi et du travail chez Norton Rose Fulbright. « Lorsqu’une compagnie fait des efforts pour contrer l’absentéisme, elle obtient des résultats concrets qui se traduisent par des économies importantes », dit-il d’entrée de jeu.
L’absentéisme de longue durée entraîne des coûts directs (payer un salaire à un travailleur absent) ou indirects (l’augmentation des primes d’assurance, par exemple). Pour les éviter, mieux vaut adopter une politique de gestion de l’absentéisme. Mais comment la mettre en place et l’appliquer efficacement ?
Une politique écrite
« L’absentéisme est quotidien dans toutes les entreprises. C’est toujours surprenant que certaines n’aient pas de politique de gestion », souligne l’expert. Selon lui, il est très important d’avoir une politique écrite, claire et communiquée aux employés dès le stade de la préembauche, couvrant tous les sujets reliés à l’absentéisme.
Déterminer la procédure à suivre lors d’un absentéisme
Avant tout, la politique doit mentionner clairement qui appeler en cas d’absence et dans quels délais. « Une organisation peut légitimement exiger que le salarié parle à quelqu’un, plutôt que laisser un message sur un répondeur », ajoute Daniel Leduc, ajoutant que cela permet au gestionnaire de poser un certain nombre de questions en vue de faire un meilleur suivi.
Demander un certificat médical
La politique doit aussi prévoir le contexte dans lequel un certificat médical peut être exigé, et à quel moment. Souvent, celui-ci est demandé pour les absences de trois jours consécutifs. En outre, il est important de détailler le contenu du certificat : s’il doit être signé par le médecin, contenir une déclaration sur le caractère invalidant de la blessure ou si le diagnostic doit y être inscrit.
Le gestionnaire peut aussi se réserver le droit d’exiger un certificat médical en cas d’absences ponctuelles répétées. « Dans le cas classique d’un employé à qui on a refusé un congé et qui s’absente tout de même, on peut exiger un certificat, même si l’absence n’est pas de trois jours », explique l’avocat. Quelques articles de la politique peuvent aussi porter sur l’expertise médicale indépendante, notamment pour les congés longue durée.
Politique lue et approuvée
Comme pour tout guide de l’employé, l’idéal est que les employés reconnaissent qu’ils ont lu et compris la politique de gestion de l’absentéisme, et qu’ils s’engagent à la respecter. Daniel Leduc recommande par ailleurs de renouveler cette attestation de connaissance chaque année. « Cela responsabilise les employés », note-t-il.
Enfin, surtout en cas de congé longue durée, l’avocat conseille de garder contact avec son employé. « La dernière chose à faire, c’est de ne rien faire », conclut-il.