Réduction du stress, temps gagné dans les transports et meilleure conciliation travail-famille: le télétravail a le vent en poupe auprès des salariés. Mais les gestionnaires ont parfois du mal à s’ajuster à cette nouvelle réalité. Gérer efficacement ses employés à distance est pourtant possible!
Plus de la moitié des entreprises canadiennes offrent désormais la possibilité de travailler à distance, selon un sondage BMO Banque de Montréal réalisé en 2014. Pour les gestionnaires, l’enjeu est de définir de nouvelles manières d’interagir avec les membres de leurs équipes. Joëlle Charpentier, consultante en développement organisationnel et formatrice, notamment en gestion d’équipes virtuelles, livre ses conseils.
L’importance de la confiance
Pour démarrer une relation de travail virtuelle sur de bonnes bases, il vaut mieux que le gestionnaire rencontre son employé en face à face. Au début, se rencontrer en personne régulièrement, puis se parler en vidéoconférence ou par Skype, permet de développer un capital relationnel sur lequel la collaboration va fructifier.
« C’est important de bâtir une relation de confiance et de la maintenir, explique la spécialiste. Car la communication à distance comporte des pièges, comme celui de mal se comprendre. » Ces premières rencontres de visu permettent au gestionnaire de comprendre les besoins de l’employé et d’établir avec lui une manière de travailler.
Le piège du contrôle
La distance physique implique plus de vigilance de la part du gestionnaire, qui doit s’organiser pour planifier des rencontres. « Il n’y a pas de discussions spontanées dans le couloir, rappelle-t-elle. Pour éviter les non-dits, il faut donc créer des opportunités de se parler. » Mais attention à ne pas confondre vigilance et surveillance de tous les instants! Joëlle Charpentier recommande d’utiliser l’approche du coaching plutôt que celle du contrôle.
Miser sur le travail d’équipe
Le danger du travail à distance est que l’employé se sente seul. Le gestionnaire doit donc prendre garde à favoriser le sentiment d’appartenance du travailleur en organisant des réunions d’équipes virtuelles et en soulignant les réussites de chacun auprès des collègues. « C’est gagnant-gagnant, met-elle en avant. Favoriser la collaboration et le soutien entre collègues, même à distance, rend le travail plus créatif et plus performant. »
Trouver le bon rythme
La fréquence du suivi effectué par le gestionnaire doit être adaptée aux besoins des salariés. Certains aiment faire le point quotidiennement avec leur superviseur, même si l’appel ne dure que quelques minutes. Alors que d’autres plus autonomes se contentent d’un suivi hebdomadaire.
Appels, vidéoconférences en équipe, conversations individuelles par Skype, courriels, chat, textos… Les moyens de communications sont multiples, mais là encore, c’est au gestionnaire de trouver le cocktail qui marchera pour les deux parties. « J’ai vu le cas d’un gestionnaire qui envoyait des textos pour réaliser des suivis mineurs, car ses employés étaient plutôt jeunes », se remémore-t-elle.
Essais-erreurs
Trouver la façon optimale de gérer des travailleurs à distance est loin d’être inné. « On doit se laisser du temps pour tester différentes manières de faire afin de trouver la bonne formule, affirme Joëlle Charpentier. Il ne faut pas hésiter à parler de ses inconforts, et au contraire, de ce qui fonctionne. »
Même les gestionnaires aimant être proches de leurs employés et faire des blagues avec eux sont en mesure de trouver leur compte dans une gestion virtuelle. « On peut utiliser l’humour afin de rompre la distance physique et instaurer un climat de convivialité en préparant à l’avance un brise-glace pour commencer la rencontre. »
Reconnaître ses limites
De même que le travail à distance n’est pas fait pour tous les travailleurs, tous les superviseurs ne se sentent pas à l’aise dans ce type de gestion. Opter pour un poste d’encadrement d’équipes dont les membres sont physiquement présents dans l’entreprise est parfois préférable.