Obtenir des réponses à vos e-mails.
En recrutement, comme vous le savez déjà, ‘timing is everything’. Perdre le candidat parfait car la décision de l’engager a été confirmée 24h trop tard est terriblement frustrant – surtout si le poste est ouvert depuis 3 mois et que vous avez passé des centaines d’heures dessus.
Un recrutement étant toujours un processus collégial, pour communiquer avec les différents protagonistes impliqués (gestionnaire, prestataires externes, superviseurs sans oublier le candidat…) le courriel est le moyen le plus souvent usité. Il permet en effet de s’adresser à plusieurs personnes simultanément (ou au moins de leur envoyer le message en même temps) et cela d’une façon simplissime et rapide.
L’ impact d’un courriel reste cependant faible en comparaison avec une conversation téléphonique ou une réunion. Pour donner plus de poids à vous courriels voici quelques astuces :
Comme toute autre forme de communication, un bon message electronique doit :
- avoir un titre accrocheur,
- fournir les informations utiles,
- inviter le(s) destinataire(s) à passer à l’action.
Concernant le titre posez vous la question suivante : est-ce que l’interlocuteur le plus sollicité de ma liste va ouvrir mon message en voyant son objet? Si oui, il y a des chances que les autres personnes l’ouvrent également. Par ailleurs, choisissez le titre le plus bref possible (1 mot) et prenez de l’avance par rapport au contenu du message. Si le but de votre mail est de décider de faire une proposition à un candidat préselectionné préférez ‘’Offre Jean-Philippe’‘ à ‘‘Suite Entrevue finale Jean-Philippe’’.
Gardez le corps du message simple, utilisez des phrases courtes allant droit au but. À mon avis il ne faut pas dépasser 10 lignes. Si votre message fait plus que 10 lignes mais que tout est indispensable, privilegiez d’abord une autre forme de communication ( du moins avec certains interlocuteurs). Si de nombreux détails sont nécéssaires à la compréhension du contenu mettez les en pièce attachée. Même en voulant être bref, il n’est pas interdit de commencer par ‘Bonjour’ ou ‘Chers Collègues’.
Pour ensuite obtenir du(des) lecteur(s) une réponse rapide, le plus efficace est de finir votre message par une question ouverte. Si vous utilisez le programme MS Outlook, vous pouvez également avoir recours à quelques petits artifices :
- L’accusé de réception : A utiliser avec modération toutefois car le destinataire peut avoir la mauvaise impression de se sentir épié. A la réception de votre message celui-ci va en effet recevoir un avis l’informant qu’il a bien reçu votre message et lui demande si il souhaite vous renvoyer cet avis. Même s’il choisit de ne pas vous renvoyer l’accusé de réception, cela peut le laisser penser que vous avez également demandé à recevoir un avis de délivrance (qui lui ne requiert pas de participation du destinataire) et que donc vous attendez formellement une réponse de sa part.
Pour accompagner votre message d’un avis de réception et/ou de délivrance, composez votre message et allez dans ‘’View’’ (‘’Affichage’’)/ ‘‘Option’’ et cocher vos choix dans la rubrique ‘‘Voting and tracking button’’ (‘’boutons de vote’’).
- Le bouton vote : De la même manière, dans Outlook vos messages peuvent être accompagnés d’un bouton vote de forme yes/no, accept/reject ou yes/no/maybe (déconseillé car le choix maybe est toujours celui qui l’emporte). Cette option est formidable pour gagner du temps sur quantité de décisions, par exemple pour fixer une date de réunion (vous envoyez 3 courriels à la même liste de destinataires en proposant 3 dates de réunion différentes avec un vote yes/no et vous determinez la date qui convient au plus de monde en fonction des votes).
Pour accompagner votre message d’un bouton de vote, composez votre message et allez dans ‘’View’’ (‘’Affichage’’) / ‘‘Option’’ et cocher le type de bouton de vote dans la rubrique ‘‘Voting and tracking button’’ (‘’boutons de vote’’).
- L’envoi differé : Cela vous permet de préparer votre courriel ‘‘à chaud’’ (exemple après une entrevue) et de reserver sa diffusion pour le moment auquel le plus de destinataires seront derrière leur écran (particulièrement utile pour ceux qui travaillent avec des interlocuteurs situés sur plusieurs fuseaux horaires).
Pour envoyer votre message en differé, composez votre message, allez dans ‘’View’’ (‘’Affichage’’) / ‘‘Option’’ et cocher ‘‘do not deliver until : ’ ’ (‘’Ne pas envoyer avant : ’’) et renseigner le moment opportun.
Si en plus de tout cela vous portez attention à votre liste de destinataires (quitte à inclure en copie un destinataire avec un certain statut), vos courriels devraient ‘’pogner’’ ! Bonne écriture…